PERSONVERNERKLÆRING

Aluhak Systems AS behandler persondata ifølge lov om personvernlovgivning. Opplysninger som kan knyttes til deg som person vil aldri bli gjort tilgjengelig for andre virksomheter eller bli koblet opp mot andre eksterne register. Les mer i Aluhak Systems AS sin personvernerklæring:

Aluhak Systems AS vil i forbindelse med vår virksomhet behandle personopplysninger. Vi er opptatt av å behandle personopplysninger på en sikker, betryggende og tillitsvekkende måte.

Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på den virksomhet vi driver og formålet med vår virksomhet. Informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, det lovlige grunnlaget med behandlingen, formålet med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv. er også tatt inn nedenfor.

Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte oss, se kontaktopplysninger nedenfor.

1. Ansvarlig for behandling av personopplysninger

Aluhak Systems AS, er behandlingsansvarlig, dvs. bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene skal behandles, for behandling som omtales nedenfor.

Kontaktopplysninger for behandlingsansvarlig:

Firmanavn: Aluhak Systems AS

Adresse: Plogfabrikkvegen 5, 4353 KLEPP STASJON

Organisasjonsnummer: 987888954

 E-post: [post@aluhak.no]

2. Behandling av personopplysninger

Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person (sistnevnte omtales som «registrert»).

Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.

2.1. Nettbutikk og håndtering av ordrer

Ved kjøp i vår nettbutikk vil vi måtte behandle personopplysninger for å kunne gjennomføre kjøpet. Det må opprettes en kundeprofil med navn, adresse, mobilnummer og e-post, og dersom vi skal sende varer til deg, må vi registrere leveringsadresse, holde deg oppdatert med ordrebevegelsene samt kontakte deg hvis nødvendig.

Vi vil måtte behandle opplysningene så lenge det er nødvendig for oss, som vil være så lenge du er kunde hos oss og i tilfelle det blir reklamasjonsspørsmål. Du kan velge å slette kundeprofilen på Min side når du måtte ønske, og da vil alle dine personopplysninger bli slettet, utenom informasjon om bestillinger og leveranse, som vil må beholde i tilfelle reklamasjon og for regnskapsformål.

Når du skal betale for varer i nettbutikken, blir du sendt til vår innbetalingspartner [xxx], som håndterer dine betalingskortopplysninger på en sikker og godkjent måte. Se [xxx] sine nettsider for mer informasjon ved å trykke [her].

Vi behandler ovennevnte opplysninger for å gjennomføre en avtale om å sende deg det du bestiller (GDPR artikkel 6 (1) bokstav b), for å kunne eventuelt håndtere krav om reklamasjon (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f) ved at det er i vår berettigede interesse å kunne håndtere krav fra våre kunder, og for å oppfylle lovkrav knyttet til f.eks. forbrukerkjøpslovgivningen, angrerettloven og bokføringsloven (GDPR artikkel 6 (1) c).

2.2. Kommunikasjon og kontakt

Vi behandler personopplysninger om de som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen og for å henvende oss til andre. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig.

I slike tilfeller behandler vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.

Vi kan også behandle personopplysninger knyttet til klager, reklamasjon, herunder krav, eller annet knyttet til vår virksomhet.

Behandlingen av opplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysninger knyttet til ovennevnte (se GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har derfor vurdert at vår berettigede interesse i å ha kontakt med omverdenen, herunder våre kunder, er en del av vår virksomhet og i å dokumentere den virksomheten vi driver, samt å besvare de som kontakter oss og registrere slik kontakt. Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å oss for å håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser.

Vi behandler informasjonen inntil vi regner med at det ikke vil bli videre oppfølgning av kontakten, normalt i ett år.

2.3. E-post

Vi benytter e-post som kommunikasjonsløsning som inneholder personopplysninger. Behandlingen er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysning gjennom e-post (se GDPR artikkel 6 (1) f) for å ha et arbeidsverktøy og kommunikasjonsløsning, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene. Hva som behandles av personopplysninger i e-posterer avhengig av e-postens formål og hva som er inntatt i denne. Våre sikkerhetsløsninger har også tilgang til e-post, men da kun i maskinell behandling.

2.4. Informasjon og markedsføring

Dersom du forespør informasjon [eller melder deg på nyhetsbrev], vil vi sende ut informasjon om våre produkter med markedsføring og annen informasjon. Vi vil da behandle ditt navn og e- postadresse. Vi behandler kun personopplysninger som gjør at vi kan foreta utsendelsen, som er e-postadresse. E-postadressen benyttes ikke til annet enn å sende ut nyhetsbrevet. Personopplysningene behandles så lenge du mottar nyhetsbrevet eller inntil du enten har mottatt forespurt informasjon. Deretter slettes personopplysningene dine.

Vi behandler personopplysningene på grunnlag av ditt samtykke (GDPR artikkel 6 (1) a) om du mottar nyhetsbrev med markedsføring. Vi innhenter også samtykke for å kunne kommunisere med deg på epost etter markedsføringsloven § 15. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke ved å benytte eventuelle muligheter til avbestilling i forsendelser du mottar, eller for

å reservere deg mot direkte markedsføring og/eller profilering etter GDPR 21 (2), ved å kontakte oss.

2.5. Eksisterende og potensielle kunder, leverandører og samarbeidspartnere mv.

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og mulige kunder (i forretningsforhold), leverandører og andre samarbeidspartnere for salg- og markedsførings- aktiviteter, å administrere vårt forhold til leverandører og andre, forberede, gjennomføre og dokumentere tjenester samt evaluere bruk av tjenester. Vi vil i disse tilfelle behandle navn, kontaktinformasjon, foretaksnavn og opplysninger tilknyttet kontakten med selskapet som vedkommende arbeider i.

Behandlingen av personopplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) for å administrere forholdet til våre kunder, samarbeidspartnere og leverandører, og at vår interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.

Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter regnskaps- og skattelovgivningen.

I mange tilfeller vil det være nødvendig at vi får personopplysninger for å inngå avtaler med kunder og leverandører, blant annet for å dokumentere at avtale er inngått. Får vi ikke de opplysningene vi trenger, vil vi ikke kunne inngå avtaler.

Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det i hovedsak gjelde kontaktopplysninger (herunder navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), stilling, funksjon og arbeidsgiver samt eventuelt kompetanse og referanser der det er relevant. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonens arbeidsgiver, for eksempel fra arbeidsgivers nettside. I noen tilfeller henter vi inn referanser fra andre for å vurdere egnethet av leverandører og samarbeidspartnere.

Vi lagrer opplysningene inntil forholdet til kunde, leverandør eller samarbeidspart opphører eller til kontaktpersonen opphører å være kontaktperson, med de unntakene som er nevnt ovenfor.

2.6. Eventuelt: Sikkerhet og kameraovervåking

For å overholde HMS-standarder (helse, miljø og sikkerhet), i forbindelse med våre nødvendige berettigede interesser samt for å beskytte våre ansatte, kunder, eiendommer, utstyr mv., kan vi behandle personopplysninger ved at det benyttes kameraovervåking.

Det vil bli gitt informasjon om overvåkingen på de steder dette skjer. Opptak fra kameraovervåking vil slettes innen syv dager om ikke det er sannsynlig at opptakene vil bli utlevert til politiet. I sistnevnte tilfelle vil opptakene slettes etter 30 dager, med mindre annet kreves for juridiske formål.

2.7. Sosiale medier

Vi har kontakt med interessenter og andre gjennom sosiale medier. Bl.a. har vi etablert en Facebook-side, hvor vi er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i denne tilknytning sammen med Facebook. Gjennom Facebook-siden vil det behandles personopplysninger dersom du legger inn poster på siden, kommenterer poster eller «liker»/følger siden. Formålet vårt med behandling av personopplysninger gjennom Facebook, er å ha kontakt med deg som ønsker å kommunisere med oss eller interagere på vår Facebook-side på andre måter, se også om kommunikasjon under punkt 2.2 ovenfor.

I denne sammenheng behandles det ditt navn og kobling til andre opplysninger som du har lagt ut på Facebook tilknyttet ditt navn/konto på Facebook. I tillegg behandles det alt du deler gjennom poster og kommentarer på vår Facebook-side, samt det forhold at du har

«liket»/følger vår nettside. Hva du deler på Facebook-siden er opp til deg og frivillig.

Vi ber deg om å ikke dele personopplysninger i poster eller kommentarer på nettsiden, og spesielt ikke dele personopplysninger om andre, f.eks. ved å «tagge» eller omtale personer.

Vi behandler personopplysninger i sosiale medier, på grunnlag av at vi mener å ha en nødvendig berettiget interesse i å kommunisere med omverdenen gjennom det sosiale mediet og vil da behandle personopplysninger i denne sammenheng (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å oss for å kommunisere med omverdenen og håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Opplysningene vil behandles så lenge postinger/kommentarer er tilgjengelig på det sosiale mediet, og du kan når som helst selv slette dette.

2.8. Bruk av nettsider

Vi behandler informasjon om besøkende og brukere av våre nettsider av sikkerhetshensyn, for utvikling av nettsidene, og statistikk. Slik informasjon vil være tekniske logger og sikkerhetslogging, og opplysninger som vil kunne knyttes til enkeltpersoner vil kunne være IP- adresser.

På nettsidene og i tjenestene våre benyttes det også informasjonskapsler (cookies) bl.a. for å samle inn informasjon for å gi til bedre kundeopplevelsen på nettsider og tjenester, samt å tilby funksjonalitet i tjenestene. En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside legges i din nettlesers internminne eller en nummer-/sifferserie som kan identifisere din nettleser eller enhet som benytter nettsidene (omtales som informasjonskapsler nedenfor for enkelthetens skyld).

Vi bruker informasjonskapsler til å forbedre og forenkle besøket ditt. Bruk av informasjonskapsler hjelper oss også med å analysere bruk av nettstedet vårt og til å forbedre tjenestene våre. Vi bruker ikke informasjonskapsler til å lagre personlig informasjon med mindre du har gitt oss ditt samtykke til dette. Vi bruker heller ikke informasjonskapsler til å oppgi opplysninger til tredjeparter.

To typer av informasjonskapsler finnes: permanente og midlertidige. Sistnevnte er også kjent som øktinformasjonskapsler.

For å øke brukervennligheten, kan vi benytte permanente informasjonskapsler til å lagre påloggingsinformasjon, filtervalg på produktsider, og ønskelister m.m. Disse permanente informasjonskapslene vil bli lagret som en fil på enheten din i maksimalt 24 måneder. Vi bruker midlertidige øktinformasjonskapsler til å sikre at du kan utføre produktfiltrering, sjekke om du er logget på, og huske hvilke produkter som er lagt til i din elektroniske handlekurv. Disse midlertidige øktinformasjonskapslene blir kun lagret midlertidig, og vil forsvinne når du lukker din nettleser.

Vi benytter tredjeparts informasjonskapsler for å samle aggregert statistikk ved hjelp av analyseverktøy som Google Analytics og andre lignende verktøy. Informasjonskapslene vi bruker er både av permanent og midlertidig art.

Merk at de fleste nettlesere godtar informasjonskapsler automatisk. Dermed antas samtykke til informasjonskapslene å være gitt hvis nettleseren er innstilt til å godta bruk av informasjonskapsler. Dette gjelder også når godkjenning er forhåndsinnstilt for nettleseren. Det er imidlertid mulig å fjerne og/eller kontrollere informasjonskapsler ved hjelp av nettleserinnstillinger. Ved å bruke innstillingene i nettleseren, kan du for eksempel fjerne alle informasjonskapsler eller velge å motta en melding hver gang en ny informasjonskapsel blir sendt til enheten. Men vær oppmerksom på at begrensning av informasjonskapsler kan påvirke nettstedets funksjonalitet, da mange interaktive funksjoner som tilbys av nettstedet avhenger av informasjonskapsler. På våre nettsider kan du til enhver tid endre dine samtykker ved å trykke på Cookie Information-ikonet nede i venstre hjørne. Her vil du også kunne se alle aktive informasjonskapsler.

Vi benytter også andre verktøy enn informasjonskapsler for å innhente informasjon om din IP- adresse, hvilken type nettleser du bruker, din bredbåndsleverandør, operativsystem, dato og tid for besøk på nettsted og tjenester. Denne informasjonen bruker vi til å analysere trender, slik at vi kan gjøre nettstedet og tjenestene mer brukervennlig.

Vi behandler personopplysninger ovenfor på grunnlag av samtykke som gis av besøkende på nettsidene (GDPR artikkel 6 (1) a). Vi ivaretar imidlertid personvernet til besøkende på nettsiden ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere enkeltpersoner. Opplysningene vil oppbevares så lenge de er nødvendige for formålene som nevnt ovenfor.

3. Oppbevaring og lagring(sletting) av personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket. Hvor lenge vi behandler de enkelte typene opplysninger vi behandler, er tatt inn i ovenfor hvor de enkelte behandlinger omtales.

I stedet for å slette personopplysningene, kan det i enkelte tilfeller være aktuelt å anonymisere personopplysningene. Med anonymisering menes at alle identifiserende eller mulig identifiserende kjennetegn fjernes fra datasett som tas vare på.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, som f.eks. lovmessige plikter knyttet til regnskapsføring, oppfølging av kundeforholdet knyttet til reklamasjon mv. Personopplysninger vi behandler som følge av lovmessig plikt, vil slettes så snart vi ikke har plikt til å oppbevare opplysningene.

4. Overføring eller utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysninger videre til andre i andre tilfeller enn nevnt i denne erklæringen og med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for dette. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med eller samtykke fra den registrerte eller en lovmessig plikt som pålegger oss å gi ut informasjonen. Sistnevnte gjelder til offentlig virksomhet som skatteinnkreving (om nødvendig), regnskapsfører/revisor, samt andre som vi har behov for i vår virksomhet som bankforbindelse.

Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta dine rettigheter og sikkerhet for dine personopplysninger i alle ledd av behandlingen.

Dersom personopplysninger kan bli gjenstand for overføring til en annen organisasjon i forbindelse med fusjon, finansiering, omorganisering eller oppløsningstransaksjon av hele eller deler av oss, vil vi kun gjøre dette dersom de involverte partene har inngått en avtale der innsamlingen, bruk og deling av personopplysningene er begrenset til de formålene som angår transaksjonen, herunder en bestemmelse om hvorvidt transaksjonen skal gå videre eller ikke, og personopplysningene skal kun brukes av de involverte parter for å gjennomføre og fullføre transaksjonen. Hvis et annet selskap kjøper oss eller vår virksomhet eller eiendeler, vil dette selskapet ha tilgang til personopplysningene innsamlet av oss, og vil påta seg de rettigheter og forpliktelser vedrørende dine personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen.

5. Overføring av personopplysninger til mottaker i land utenfor EØS

Det er en målsetting for oss at all behandling av personopplysninger skal foretas innenfor EØS, men det vil kunne være at vi benytter leverandører eller behandler personopplysninger utenfor EØS. I slike tilfeller vil overføring og behandling utenfor EØS (tredjeland) skje i land godkjent av EU-kommisjonen eller i samsvar med gyldig rettslig grunnlag for overføringen av

personopplysninger etter GDPR kapittel V. Skjer ikke overføring til land godkjent av EU- kommisjonen, vil overføring kun skje etter de garantier som er oppstilt i GDPR artikkel 46 (2). Hvilket grunnlag som er benyttet for overføring kan du få opplyst om du kontakter oss.

6. Linker til tredjeparter/andrenettsteder

Det kan være linker til andre nettsteder eller tredjeparter som tilbyr produkter eller tjenester, og andre steder som ikke er under vår kontroll, på våre nettsider. Disse koblingene tilbys kun som en mulighet for brukere til å få mer informasjon. Nettsider som ikke er en del av våre, vil behandle personopplysninger som behandlingsansvarlig selv og vil kunne ha separate og uavhengige retningslinjer for personvern. Vi har ikke noe ansvar for innholdet og aktivitetene til disse nettsidene.

7. Sikkerhet for behandlingen

Vi prioriterer sikkerhet av personopplysninger høyt i vår virksomhet og vil iverksette alle påkrevede tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre dine personopplysninger.

Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet på opplysningene. Vi benytter også en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhets-prosedyrer for å beskytte personopplysningene fra uautorisert tilgang, bruk eller formidling. Det gjennomføres risikovurderinger for behandling av personopplysninger.

Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger, hvor de påtar seg samme grad av sikkerhet som vi har for vår behandling av personopplysninger.

Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på våre vegne. Disse partene er underlagt konfidensialitetsplikt.

Det er etablert rutiner for håndtering av brudd på informasjonssikkerhet og rutiner (personvernbrudd), og vi vil, dersom det foreligger brudd som medfører risiko for personvernet til de personopplysningene gjelder, sende avviksmelding til Datatilsynet så raskt som mulig og senest innen 72 timer etter bruddet ble oppdaget. Medfører bruddet høy sannsynlighet for personvernet til de bruddet gjelder, vil vi også varsle disse.

8. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Nedenfor følger dine rettigheter for behandlingen av personopplysninger. For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss, se kontaktinformasjon over, eller på annen måte om det følger nedenfor.

Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen én måned. Tar det lenger tid enn én måned vil du få beskjed.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

8.1. Informasjon

Du har rett til å få informasjon om de personopplysninger vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon.

8.2 Innsyn

Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn.

8.3. Endring og sletting

Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi fremdeles har behov for opplysningene.

8.4. Behandling på grunnlag av samtykke

Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, så kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke den måte som er opplyst om da du ga samtykket eller kontakte oss.

8.5. Rett til å begrense eller protestere mot behandlingen

Du har rett til å få behandlingen begrenset i visse tilfeller, se nærmere i GDPR artikkel 21.

Du kan også reservere deg mot behandling av personopplysninger som angår deg til markedsføring, herunder profilering i den grad dette er knyttet til direkte markedsføring, se GDPR artikkel 22 nr. 2. Dersom du reserverer deg mot markedsføring fra oss, kan vi dessverre ikke informere deg om forhold knyttet til kundeklubben, og du vil bli meldt ut av klubben.

8.6. Retten til dataportabilitet

For opplysninger som du har gitt til oss og er nødvendig for å gjennomføre en avtale med oss, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av oss) kan du be om å få personopplysningene om deg utlevert eller overført til annen leverandør i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet).

8.7. Automatisert behandling, herunder profilering

Det vil ikke bli foretatt automatisert behandling, herunder profilering, basert på dine personopplysninger som har rettsvirkninger eller som i betydelig grad påvirker de som personopplysninger gjelder. Se GDPR artikkel 22 nr. 1 og 4.

9. Klager

Opplever du at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Vi ber deg imidlertid å først kontakte oss, slik at vi kan få utbedret eventuelle feil behandling raskest mulig.

Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

10. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Har vi dine kontaktopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.